Tuesday, October 21, 2014

비즈니스에서 DropBox활용하기


작은 기업체라도 관리해야할 문서들이 얼마나 많은지 모른다. 인보이스에서부터 인벤토리, 법률 관련 문서들, 고객 이메일 주소 목록까지 리스트를 적어내려 가다보면 끝이 없을 정도다. 하지만 다행히도 이런 모든 문서들을 효율적이면서도 안전하게 관리할 있는 방법이 있으니 바로 드롭박스다. 드롭박스(DropBox) 일종의 클라우드 서비스(Cloud Service) 2007년에 처음 시작되어 개인과 사업체 등에 문서를 보관, 관리, 공유할 있도록 도와주고 있다.

드롭박스 사용법을 간단히 설명하자면 이렇다. 일단 프리미엄비즈니스 계정를 만들면 비즈니스의 모든 직원들 또한 무료 계정을 받게 되며 최대 2GB 용량이 무료제공된다. 또한 용량을 원한다면 매달 추가 비용을 내면 된다.

이제 드롭박스를 최대로 활용하고 싶다면 아래 내용을 자세히 읽도록 하라:
1.       클라이언트, 고객, 협력업체와 쉐어하기: 드롭박스를 사용하면 드로잉, 디자인, 사진, 구상안 모든 자료를 손쉽게 저장하고 공유할 있다. 또한 드롭박스 자체내 프로그램을 이용해 그림을 그리고 보낼 있기 때문에 용량의 파일을 보내기위해 애쓰지 않아도 된다. 밖에도 PDF 워드 문서 거의 모든 종류의 파일 보관에 용의하니 하루 200G 제한만 넘지않는다면 마음껏 활용하도록 하자.
2.       팩스 보관하기: 최근 ‘’핼로우팩스기능을 추가한 드롭박스는 비즈니스로 보내진 모든 팩스들을 자동으로 특별 폴더에 보관해준다. 팩스가 올때마다 팩스머신으로 달려가 코드를 입력해 따로 드롭박스 폴더에 넣어야 했던 수고가 덜어진 것이다.
3.       모바일 드롭박스 사용하기: 잦은 출장에도 드롭박스 앱만 있으면 언제 어디서든 드롭박스에 접속할 있다. 또한 여행 일정표를 올려놓으면 장소와 돌아오는 날짜까지 다른 직원들과 쉽게 쉐어할  있다.
4.       프로젝트 진행상황 확인하기: 하나의 비즈니스 프로젝트를 완성하기 위해서는 많은 단계들이 필요하다. 드롭박스에 단계에 필요한 문서들을 저장한 마칠 때마다 선으로 그어 표시하도록 하자. 직원이 프로젝트 상황을 한눈에 보면서 진행할 있기 때문에 촉박한 마감시간의 프로젝트를 효율적으로 끝낼 있을 것이다.

최근 Emergent Technologies 에서 실행한 조사에 따르면 74% 소기업체 (직원수가50 이하인 업체) 클라우드 시스템을 사용하고 있다고 밝혔다. 혹시 아직도 사용하지 않고 있는 분들이 있다면 지금 당장 www.dropbox.com 들어가 직접 편리함을 경험하길 바란다